Home > Vacatures > Office Coordinator

Office Coordinator

Amsterdam 32 uur p.w. Vast 38.9k - 60k p.j. Actief sinds 26 januari

In deze veelzijdige rol vorm jij samen met je Front Office-collega het kloppend hart van het kantoor. Jij weet wat er speelt, zorgt dat alles soepel verloopt, denkt altijd een stap vooruit en houdt moeiteloos het overzicht. Naast de dagelijkse officesupport en facilitaire werkzaamheden ben je ook verantwoordelijk voor operationele en tactische HR-ondersteuning. Samen met je collega zorg je voor een professionele, servicegerichte en goed georganiseerde werkomgeving. Onze opdrachtgever is een klein advocatenkantoor met een open en informele bedrijfscultuur.

Werkzaamheden

Ondersteuning directie en vraagbaak van organisatie over office-gerelateerde en personele zaken.
De kantooromgeving en inrichting gastvrij en uitnodigend verzorgen.
Beheer van telefoon, postverwerking, koeriers, agendabeheer, mailbox opvolging etc.
Gastvrij ontvangen van cliënten.
Bijwonen bestuursoverleg en hieruit voortvloeiende werkzaamheden zelfstandig en proactief oppakken.
Financiële administratie (controleren en verwerken facturen/klaarzetten voor betaling).
Opmaken van de tweewekelijkse nieuwsbrief.
Schakel tussen medewerkers, management en externe partijen.
Fungeren als intern en extern aanspreekpunt voor facilitair beheer, automatisering en huisvesting.
Bestellen van boodschappen, inkoop kantoorartikelen, cadeaus klanten en collega's etc.
Inspringen voor elkaar bij afwezigheid of tijdens drukte.
Signaleren en oplossen van verbeterpunten in kantoor en hr-processen.
Organiseren van interne events, borrels en bijeenkomsten, o.a. de jaarlijkse Haringparty.
Ondersteuning bij werving en selectie (vacatures, planning gesprekken)
Onboarding en offboarding van medewerkers.
Beheer van personeelsdossiers en contracten.
Eerste aanspreekpunt voor HR-vragen van medewerkers.
Verlof en verzuimadministratie.
Doorgeven van mutaties aan de externe salarisadministratie en controleren van loonstroken.
Meedenken over HR-beleid en personeelsprocessen.

Profiel

Ervaring met HR-ondersteuning en organiseren van events.
Gastvrij, servicegericht en met een groot hart voor hospitality.
Mensgerichte teamplayer. Verbindend en empathisch vermogen.
Helicopterview, sterk in organiseren.
Sociale antenne en gevoel voor humor.
Gestructureerd, accuraat en oog voor verbetering en vernieuwing.
Proactief; bekijkt zaken ook vanuit ander perspectief.
Stevig in je schoenen, durft collega's aan te spreken.
Denkend in oplossingen, stressbestendig en in staat om snel te schakelen en te multitasken.
Can-do mentaliteit, stabiele persoonlijkheid en kritisch denkvermogen.
Tech-savy en digitaal vaardig
32 uur per week beschikbaar.
Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Woonachtig in de omgeving van Amsterdam.

Beloning

Salaris tussen de €3.000 en €4.500, bruto per maand op full time basis, afhankelijk van wat je meebrengt en vakantietoeslag van 8%.
Bonusregeling.
Laptop van de zaak.
Reiskosten op basis van het Openbaar vervoer.
Gezellige collega's én een informele werksfeer.
Goede koffie, vers fruit en op maandag is er altijd een lekkere, gezamenlijke lunch!

Ben jij een servicegerichte support professional met ervaring in de zakelijke dienstverlening, heb jij ervaring met HR-support, het organiseren van events en ben jij bovendien een toporganisator? Dan komen we heel graag met jou in contact.

Solliciteer nu

Vragen?

Neem contact op met Anne Jansen:

anne.jansen@duuw.nl

06-34294117

Interesse?