Ja, als Office Manager is het in veel organisaties mogelijk om (deels) thuis te werken. Of dat daadwerkelijk kan, hangt vooral af van de aard van de werkzaamheden en het beleid van de werkgever.

Waar Office Managers vroeger vrijwel altijd op kantoor aanwezig moesten zijn, is hybride werken inmiddels bij veel bedrijven de standaard geworden. Toch blijft de functie vaak deels locatiegebonden, omdat een Office Manager verantwoordelijk is voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken op kantoor.

Welke werkzaamheden kun je thuis uitvoeren?

Een groot deel van het werk van een Office Manager bestaat uit taken die prima op afstand kunnen worden uitgevoerd. Dankzij digitale systemen en online vergaderingen is fysieke aanwezigheid niet altijd noodzakelijk.

Werkzaamheden die vaak vanuit huis kunnen worden gedaan zijn:

  • Agenda- en mailboxbeheer.
  • Planningen opstellen en bijwerken.
  • Administratieve werkzaamheden.
  • Facturen verwerken.
  • Vergaderingen voorbereiden.
  • Contact onderhouden via e-mail, telefoon of videobellen.
  • Rapportages en documenten opstellen.

Wanneer deze werkzaamheden de overhand hebben, is één of meerdere thuiswerkdagen per week vaak goed mogelijk.

Welke werkzaamheden vragen om aanwezigheid op kantoor?

Een Office Manager is vaak het aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en leveranciers. Daarom zijn er ook werkzaamheden die moeilijk op afstand kunnen worden uitgevoerd.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Ontvangen van bezoekers.
  • Coördineren van facilitaire zaken.
  • Beheren van kantoorbenodigdheden.
  • Organiseren van vergaderingen op locatie.
  • Ondersteunen van collega's op kantoor.
  • Contact met leveranciers of onderhoudspartijen.

Voor deze taken is fysieke aanwezigheid meestal noodzakelijk.

Hybride werken komt steeds vaker voor

Steeds meer organisaties kiezen voor een hybride werkmodel. Hierbij werkt een Office Manager een deel van de week op kantoor en een deel vanuit huis.

Een veelvoorkomende verdeling is bijvoorbeeld:

Werksituatie Mogelijke invulling
Volledig op kantoor Bij organisaties waar veel facilitaire taken worden uitgevoerd
Hybride werken Bijvoorbeeld 2 tot 3 dagen op kantoor en 2 tot 3 dagen thuis
Vrijwel volledig thuis Alleen mogelijk wanneer de functie voornamelijk administratief of coördinerend is

De exacte verdeling verschilt per organisatie en hangt af van de werkzaamheden en de afspraken binnen het team.

Welke factoren bepalen of thuiswerken mogelijk is?

Niet iedere Office Manager heeft dezelfde taken. Daardoor verschilt ook de mogelijkheid om thuis te werken.

Onder andere de volgende factoren spelen een rol:

  • De grootte van de organisatie.
  • De mate waarin processen digitaal zijn ingericht.
  • Het aantal facilitaire verantwoordelijkheden.
  • De bedrijfscultuur.
  • Het thuiswerkbeleid van de werkgever.
  • De behoefte aan fysieke aanwezigheid op kantoor.

Bij kleinere organisaties is een Office Manager vaak verantwoordelijk voor meer praktische werkzaamheden, waardoor thuiswerken minder vanzelfsprekend is.

Wat zijn de voordelen van hybride werken?

Voor veel Office Managers biedt hybride werken het beste van twee werelden. Werkzaamheden die concentratie vragen kunnen thuis worden uitgevoerd, terwijl overleg en facilitaire taken op kantoor plaatsvinden.

Voordelen van hybride werken zijn onder andere:

  • Meer flexibiliteit.
  • Minder reistijd.
  • Betere balans tussen werk en privé.
  • Meer rust voor administratieve werkzaamheden.
  • Efficiëntere planning van de werkweek.

Veel organisaties merken bovendien dat medewerkers hierdoor productiever en tevredener zijn.

Zijn er ook nadelen?

Hoewel thuiswerken veel voordelen biedt, kent het ook enkele uitdagingen. Vooral voor een functie waarin veel wordt georganiseerd en afgestemd, blijft persoonlijk contact belangrijk.

Mogelijke aandachtspunten zijn:

  • Minder direct contact met collega's.
  • Bezoekers kunnen niet vanuit huis worden ontvangen.
  • Facilitaire problemen zijn op afstand moeilijk op te lossen.
  • Minder zicht op wat er dagelijks op kantoor gebeurt.

Daarom kiezen veel werkgevers ervoor om vaste kantoordagen af te spreken, zodat de Office Manager beschikbaar is wanneer dat nodig is.

Samenvatting

Een Office Manager kan bij veel organisaties deels thuiswerken, maar volledig op afstand werken is minder gebruikelijk. Administratieve en organisatorische werkzaamheden kunnen vaak prima vanuit huis worden uitgevoerd, terwijl facilitaire taken en ondersteuning van collega's meestal aanwezigheid op kantoor vereisen.

In de praktijk werken veel Office Managers daarom hybride. De exacte mogelijkheden hangen af van de inhoud van de functie, de organisatie en het thuiswerkbeleid van de werkgever.