Home > Vacatures > Medewerker Office Management

Medewerker Office Management

Amsterdam / Remote 32-40 uur p.w. Vast

Wij zoeken een duizendpoot met organisatietalent en goede communicatieve vaardigheden. Het betreft een uitdagende rol op de afdeling Office Management in een gezellig en informeel team van vijf collega's: een Office Manager, drie Office Management Assistants en een Coördinator Facility. De afdeling faciliteert alle seminars en evenementen die door de praktijkgroepen op kantoor worden georganiseerd en plaatsvinden. Onze opdrachtgever is een onafhankelijke aanbieder van juridische diensten waar fiscalisten, advocaten en notarissen samenwerken aan geïntegreerde dienstverlening op het gebied van recht in de Benelux en Zwitserland. Zowel grote en middelgrote, nationaal en internationaal opererende ondernemingen alsmede particulieren worden op juridisch gebied bediend. Wereldwijd werken er 1500 medewerkers waarvan ruim 850 specialisten, fiscalisten, advocaten en notarissen in 6 kantoren in de thuismarkt en in 8 vestigingen in de belangrijke financiële centra in de wereld, Europa, Azië en de Verenigde Staten. De organisatie onderhoudt intensieve relaties met gerenommeerde internationale advocatenkantoren en belastingadvieskantoren.

Werkzaamheden

De aard van de werkzaamheden is heel divers, maar dat maakt de rol juist leuk. Je zult je vooral bezig houden met administratieve taken, waarin je veel eigen werkzaamheden en verantwoordelijkheden hebt. Jij bent als geen ander op de hoogte van de interne evenementenkalender en zorgt ervoor dat alle voorbereidingen tot in de puntjes geregeld zijn. Je bent de vraagbaak van de afdeling en bent in staat om zowel interne als externe contactpersonen te woord te staan en daarbij te sturen op gemaakte afspraken. De contactpersonen variëren intern van assistent tot aandeelhouder tot extern een contact namens de cliënt. Daarnaast heb je contact met zowel de interne als de externe cateraar en huur je technische ondersteuning in. Je plant aanvragen, beheert het proces en als er iets niet volgens planning verloopt (wat jou uiteraard niet ontgaat) dan trek je aan de bel bij de juiste persoon. Dit alles doe je nauw samen met een of meer collega’s uit het team.
Overige werkzaamheden zijn:

  • Coördineren en inregelen van aanvragen voor interne bijeenkomsten, webinar/seminars, borrels, diners.
  • Operationele voorbereiding waaronder het maken van een actielijst en het informeren van de receptie, het vergadercentrum, de catering, de beveiliging, de schoonmaak, de facilitaire afdeling.
  • Het bedenken, uitwerken en inplannen van de diverse benodigde ombouwen.
  • Het regelen van de ontvangst / aanvragen van hostessen, het samenstellen/verwerken van bezoekerslijsten.
  • Invoeren en verwerken van evenement gerelateerde informatie.

Profiel

Naast uiteraard een ontzettend gezellige collega met humor, zijn zij op zoek naar een gestructureerd en georganiseerd persoon die uitermate goed overzicht kan houden. Deze functie zou mooi aansluiten als je 3-5 jaar ervaring hebt opgedaan na het afronden van je MBO-opleiding Vrijetijdsmanagement, Hotelonderwijs, Hospitality & Evenementen Management of een vergelijkbare richting. Je bent communicatief vaardig en je hebt een hands-on mentaliteit. Daarnaast heb je een projectmatige aanpak en verzorg je elk evenement tot in de puntjes. Je voelt je thuis in een informele werkomgeving waar service centraal staat, je bent assertief indien nodig, maar je hebt te allen tijde een klantgerichte instelling. Je kunt omgaan met de hectiek van en professionele zakelijke omgeving en bent iemand die snel kan reageren.
Daarnaast is een goede kennis van Excel een must en is een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal een vereiste.

    Beloning

    • Een moderne, informele en internationale werkomgeving, goed bereikbaar met OV;
    • Goede doorgroeimogelijkheden en een ruim opleidingsbudget;
    • Een volle maand vakantiegeld en een feestdagenuitkering in december;
    • Een IPhone en een fietsregeling;
    • Uitstekende extra's zoals: sportfaciliteiten en gratis fruit op het werk.

    Word jij enthousiast van deze mooie rol, neem dan zo snel mogelijk contact met ons op. Wij vertellen je graag meer!


    Vragen?
    Neem contact op met Desirée Engelsman:

    Iets voor jou?

    Pluk de dag!

    Solliciteer direct

    Toch niet helemaal wat je zoekt?

    Meld je aan voor job alerts of bekijk alle andere vacatures.

    Bekijk alle vacatures
    Solliciteren Delen Tip ons